Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso

Emitir facturas de forma rigurosa y legal es la obligación cotidiana más importante de cualquier profesional o empresario autónomo. La factura es el documento mercantil y tributario que justifica la realización de una operación comercial, acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio, y permite al cliente deducir el gasto y el IVA soportado.

La expedición de facturas en España está estrictamente regulada por el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de obligaciones de facturación). Omitir datos obligatorios o cometer errores en los cálculos de IVA o retenciones de IRPF puede acarrear sanciones de la Agencia Tributaria e impedir el cobro de tus servicios.

Estructura y datos obligatorios de una factura comercial ordinaria

Para que una factura sea plenamente válida ante Hacienda y en el tráfico mercantil, debe contener obligatoriamente los siguientes elementos:

1. Número y serie: La numeración debe ser correlativa y cronológica dentro de cada año fiscal (por ejemplo, 2026-001, 2026-002...). Se pueden abrir series separadas justificadas (por ejemplo para rectificativas o distintos establecimientos).
2. Fecha de expedición: Día, mes y año en que se emite el documento. Si la fecha de realización de los trabajos difiere de la de emisión, debe hacerse constar expresamente.
3. Datos fiscales del emisor (tus datos como autónomo): Nombre y apellidos completos (o denominación social), NIF/NIE y domicilio fiscal completo.
4. Datos fiscales del destinatario (tu cliente): Nombre y apellidos o razón social de la empresa, NIF/CIF y domicilio fiscal. En facturas a empresas de la UE se debe indicar el número de operador intracomunitario (NIF-IVA).
5. Descripción detallada de los servicios u operaciones: Explicación clara de los conceptos facturados, número de unidades o de horas y precio unitario sin impuestos.
6. Desglose tributario: Base imponible total, tipo de IVA aplicado, cuota de IVA, porcentaje de retención de IRPF (si procede), cuota de IRPF retenida e importe total líquido a pagar.

Componentes económicos: la fórmula de cálculo de la factura

Toda factura de un profesional autónomo se calcula mediante una fórmula matemática básica:

TOTAL A COBRAR = Base Imponible + Cuota de IVA - Cuota de Retención de IRPF

1. La Base Imponible

Es la cuantía neta de tus honorarios o precio pactado por los servicios prestados, antes de aplicar cualquier tipo impositivo. Si has repercutido gastos de viaje o suplidos al cliente, deben sumarse a la base imponible salvo que cumplan los requisitos formales de pagos por cuenta del cliente (suplidos en sentido estricto).

2. El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Es un impuesto indirecto que el autónomo recauda en nombre del Estado. Salvo que tu actividad esté exenta de IVA (artículo 20 de la Ley del IVA, como la docencia reglada, servicios sanitarios o mediación de seguros), debes aplicar el tipo que corresponda:

• 21,00 % (Tipo general): Es el tipo aplicable a la inmensa mayoría de servicios profesionales, consultoría, desarrollo tecnológico, comercio y reparaciones.
• 10,00 % (Tipo reducido): Hostelería, transporte de viajeros, servicios de restauración y reformas en viviendas según supuestos legales.
• 4,00 % (Tipo superreducido): Alimentos básicos de primera necesidad, medicamentos y libros, periódicos y revistas.

3. La Retención a cuenta del IRPF: ¿cuándo y cuánto retener?

La retención de IRPF solo se aplica cuando concurren dos requisitos simultáneos:

• Que estés dado de alta en una actividad profesional (sección segunda del IAE, como abogados, ingenieros, diseñadores, asesores o periodistas; los autónomos en actividades empresariales de la sección primera no retienen).
• Que tu cliente sea una empresa española u otro profesional autónomo (si tu cliente es un particular consumidor final o una empresa extranjera sin sede en España, no se aplica retención de IRPF en la factura).

Ejemplo práctico de factura completa con IVA e IRPF

Imaginemos a una diseñadora gráfica profesional que factura un proyecto a una empresa cliente por un importe acordado de 1.500,00 € de honorarios, aplicando el tipo general de IVA (21 %) y el tipo general de IRPF (15 %):

El cliente te pagará 1.590,00 € por transferencia bancaria. Además, tu cliente tiene la obligación legal de ingresar los 225,00 € de retención en la Agencia Tributaria a tu nombre mediante el Modelo 111 trimestral, dinero que luego figurará en tu borrador de la Renta anual.

Plazo legal de conservación de las facturas

El Código de Comercio (artículo 30) exige a todos los profesionales conservar todas las facturas emitidas y recibidas durante un mínimo de 6 años contados a partir del último asiento realizado en los libros contables. A efectos tributarios, la Ley General Tributaria fija el plazo mínimo en 4 años (plazo de prescripción de las deudas tributarias).